Καταρχάς ας εξηγήσουμε τι είναι το Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημόσιων Συμβάσεων, ευρύτερα γνωστό με το ακρωνύμιο του «ΚΗΜΔΗΣ». Είναι ένα ηλεκτρονικό «μητρώο», ενσωματωμένο στην εθνική πύλη δημοσίων συμβάσεων «Προμηθεύς», το οποίο συστήθηκε το 2011 (αρ.11,ν.4013/2011/Α/204) και εμπεριέχει όλες τις συμβάσεις που συνάπτονται από το δημόσιο πάνω από €2.500. Για το ΚΗΜΔΗΣ, ο νόμος των προμηθειών (ν.4412/2016 ) αναφέρει στο άρθρο 38: « …..έχει ως αντικείμενο τη συλλογή, την επεξεργασία και τη δημοσιοποίηση στοιχείων αναφορικά με τις συμβάσεις ….. οι οποίες συνάπτονται γραπτώς, προφορικώς ή με ηλεκτρονικά μέσα από αναθέτουσες αρχές και ΚΑΑ, εκτιμώμενης αξίας ανώτερης του ποσού των δύο χιλιάδων πεντακοσίων (2.500) ευρώ ….». Είναι σημαντικό να γνωρίζει κανείς ότι μπορεί με χρήση του ΚΗΜΔΗΣ, να προβεί σε λήψη ή να «διαβάσει» αυτούσιο το επίσημο και δημόσιο έγγραφο, που αφορά κάθε προμήθεια άνω του ποσού αυτού , ανά στάδιο και να βρει με τη διαδικασία που ακολουθείτε.
Τα βασικά στάδια της διαδικασίας των προμηθειών αντιστοιχούν και υπάγονται στο «ΚΗΜΔΗΣ» σε διαφορετική περιοχή (καρτέλα), εμπεριέχοντας όλα τα απαραίτητα έγγραφα για την τεκμηρίωση του κάθε σταδίου, επίσημα και ψηφιακά υπογεγραμμένα. Χωρίζεται σε έξι (6) βασικά στάδια και έκαστο εμπεριέχει συγκεκριμένη κατηγορία εγγράφων που απαιτούνται, ώστε να τεκμηριωθεί το κάθε βήμα της διαδικασίας και απορρέουν από το νομοθετικό πλαίσιο του φορέα σε συνδυασμό με το νόμο των προμηθειών.
Ας αναλύσουμε επιφανειακά τα στάδια αυτά:
1ο στάδιο : βρίσκει κανείς τα πρωτογενή αιτήματα, δηλαδή τα απαραίτητα έγγραφα με τα οποία πρέπει ο φορέας να δημοσιοποιήσει την πρόθεση του να καλύψει μια ανάγκη του και είναι αυτά που ξεκινούν τη διαδικασία.
2ο στάδιο : βρίσκει κανείς τις εγκρίσεις των πρωτογενών αιτημάτων, δηλαδή την απόφαση αυτή που επιβεβαιώνει και εγκρίνει την τεκμηριωμένη αυτή ανάγκη προς κάλυψη. Είναι συνήθως πράξεις δέσμευσης χρηματικών ποσών, δηλαδή αποφάσεις ανάληψης υποχρέωσης ή προεγκρίσεις ή πολυετής εγκρίσεις (αρ. 67 ή αρ. 80 ν.4270/2014 ή πράξεις ΠΔ 80/2016 (Α΄145).
3ο στάδιο: εδώ αναρτώνται οι πράξεις (έγγραφα) που αποτελούν πρόσκληση σε κάθε προμηθευτή ή σε συγκεκριμένο, με πλήρη αναφορά των τεχνικών προδιαγραφών και προϋποθέσεων υλοποίησης της προς κάλυψης ανάγκης, ως Προσκλήσεις ή Προκηρύξεις ή Διακηρύξεις (ή τροποποιήσεις αυτών) σύμφωνα με το νόμο και ανάλογα με τον τύπο και τη διαδικασία ανάθεσης που ακολουθείται.
4ο στάδιο: συναντάμε κατακυρώσεις και αναθέσεις και τροποποιήσεις αυτών, δηλαδή αποφάσεις που ορίζουν ή κατακυρώνουν αναδόχους (διοικητικές πράξεις). Με απλά λόγια αναρτώνται τα έγγραφα που εμπεριέχουν τα στοιχεία του αναδόχου που επιλέχθηκε για την κάλυψη της ανάγκης, υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις και διαδικασίες.
5ο στάδιο: Ένα μεγάλο κεφάλαιο καθώς εδώ είναι όλες οι συμβάσεις ή τα συμφωνητικά (ή και τροποποιήσεις αυτών). Στο παρόν στάδιο δεν εμπεριέχονται οι συμβάσεις ήσσονος αξίας κάτω των 2.500 ευρώ, καθώς δεν είναι υποχρεωτική για το ποσό αυτό, η σύναψη συμφωνητικού ή σύμβασης δια νόμου, αλλά επαφίεται στη διακριτική ευχέρεια των μερών.
6ο και τελικό στάδιο: Εντολές πληρωμής, διοικητικές πράξεις (χρηματικό ένταλμα ή παραστατικό στοιχείο) απόδειξης δαπάνης. Το παρόν στάδιο προϋποθέτει την ολοκλήρωση του συμβατικού αντικειμένου των προηγούμενων σταδίων ή τμήμα αυτού να έχει υλοποιηθεί και παραληφθεί, έτσι ώστε ο φορέας να ενταλματοποιήσει τη δαπάνη και να προβεί σε πληρωμή σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.
Κάθε καρτέλα (στάδιο) εμπεριέχει φίλτρα αναζήτησης που συμπληρώνονται, είτε με γράμματα, είτε με αναδιπλούμενες λίστες. Αυτά βοηθούν το χρήστη στην έρευνα. Με την συμπλήρωση ενός φίλτρου ή πολλών συνδυαστικά, ερευνάτε και αντλείται η ζητούμενη πληροφορία. Μπορεί κάποιος να προβεί σε πιο συγκεκριμένη αναζήτηση δε, προσθέτοντας όλα τα γνωστά και επιθυμητά φίλτρα ταυτόχρονα. Αν όχι μια πιο ειδική αναζήτηση απλά θα επιφέρει πάρα πολλά αποτελέσματα και θα αναγκαστεί να δαπανήσει χρόνο για την εύρεση της πληροφορίας.
Το έγγραφο που εμφανίζεται με την αναζήτηση, είναι τελικό και εμπεριέχει την ηλεκτρονική σφραγίδα του «ΚΗΜΔΗΣ». Ονομάζετε αριθμός διαδικτυακής ανάρτησης μητρώου (ΑΔΑΜ) και είναι μοναδικός, δεν αλλάζει και αποτελεί στοιχείο νομιμότητας της δαπάνης σύμφωνα με το νομοθετικό πλαίσιο. Καινοτομία σε αυτό το πλαίσιο αποτελεί η μη ύπαρξη διαγραφής ή ορθής επανάληψης. Αν ένα έγγραφο εμπεριέχει λανθασμένα στοιχεία ματαιώνεται αλλά δεν μπορεί να διαγραφεί.
Το θετικό είναι ότι, παρά την πολυπλοκότητα του συστήματος, αν ένας χρήστης μάθει ένα – δύο βασικά στοιχεία της αναζήτησης μπορεί να βρει την πληροφορία, κατανοώντας τα στάδια που έχουν οι διαδικασίες προμήθειας και μαθαίνοντας να ελέγχει που δαπανάται τι.
Θες να μάθεις το ΚΗΜΔΗΣ; Αν θες μπορείς…
Διαβάστε περισσότερα εδώ.
Καλή πλοήγηση!
—
O οδηγός συντάχθηκε από τη συνεργάτρια της ομάδας ανοιχτής διακυβέρνησης της ΕΕΛΛΑΚ, Ιωάννα Παλαιοπάνου.